В 2020 году официально работающие россияне получили возможность перейти на использование электронных трудовых книжек. Они представляют собой полный цифровой аналог классических трудовых книжек – позволяют хранить информацию о трудовой деятельности. По очевидным причинам это гораздо удобнее – не стоит переживать о потере, при необходимости можно быстро сделать выписку через онлайн-сервис.
Что собой представляет
ЭТК (электронная трудовая книжка) – цифровая копия обычной трудовой книжки. Правительство приняло решение перейти на данный формат, чтобы упростить документооборот.
В год появления ЭТК у работников был выбор: оставить бумажный формат или сразу перейти на цифровой. При выборе последнего варианта, работодатель делал в бумажной версии отметку и возвращал ее сотруднику. Далее вся информация заносилась уже только в цифровую версию.
Если сотрудник выбирал использование бумажной версии (или совсем не указывал режим использования трудовой книжки), то работодатель все равно открывал электронную версию, которая велась параллельно. Для отказа от бумажной трудовой книжки достаточно написать заявление на имя работодателя, дополнительные действия не требуются, поскольку виртуальная трудовая уже оформлена и заполнена.
Электронная трудовая книжка содержит следующую информацию:
— СНИЛС, дата рождения, ФИО;
— информация о работодателе. Если владелец работает на нескольких работах, для каждой создается отдельная запись;
— даты увольнения, перевода и приема на работу;
— подразделение и должность;
— причины увольнения.
В электронные книжки также заносится информация о заключенных ранее договорах гражданско-правового характера. Стоит учитывать, что определенная информация в электронную книжку по умолчанию не заносится:
— трудовой стаж. Для получения данной информации необходимо делать отдельный запрос через «Госуслуги»;
— информация о награждениях. Полученные грамоты и другие виды поощрений не фиксируются. Для подтверждения необходимо использовать бумажную версию или взять в отделе кадров отдельный приказ о поощрении;
— принадлежность к силовым структурам. В этом случае подробная информация не заносится. Только после увольнения появится обобщенная запись с датой приема и увольнения.
Узнать о наличии электронной трудовой книжки
Если текущая работа является официальной, то электронная книжка уже заведена. Работодатели просто обязаны передавать основную информацию обо всех привлеченных сотрудниках. Данные передаются в Социальный фонд России и заносятся в электронные трудовые книжки.
При трудоустройстве до конца 2020 года
Как уже упоминалось выше, в этом случае сотруднику предоставляется выбор. Возможно три варианта:
— сотрудник не писал заявление. В этом случае у него есть оба варианта реализации трудовой книжки, которые заполняются параллельно;
— была выбрана электронная трудовая книжка. В этом случае ведение бумажной трудовой книжки прекращается, в ней ставится соответствующая метка, после чего документ возвращается владельцу. Вернуться к данной версии уже нельзя;
— сотрудник решил остаться с бумажной версией. ЭТК в этом случае все равно создается, записи начинают дублироваться. Представитель отдела кадров заполняет бумажную версию и одновременно передает информацию в СФР.
Если первое трудоустройство было в 2021 году или позднее
В этом случае бумажная версия трудовой не заводится, только цифровой вариант. Важный момент – если сотрудник в 2020 году на предыдущем месте работы принял решение оставить бумажную версию, после чего сменил место работы, то в новой компании обязаны продолжить заполнять бумажную версию, пока ее владелец явно не откажется от данного формата.
Способы переход на электронную трудовую книжку
Алгоритм перехода зависит от того, когда была начата трудовая деятельность. Если сотрудник уже работает в компании, необходимо обратиться в отдел кадров и написать заявление в свободной форме. К примеру, можно просто кратко указать необходимость предоставления информации о трудовой деятельности, сослаться можно на статью 66.1 (Трудовой кодекс РФ).
Далее процедура стандартная – в бумажную версию вносится запись о переходе на цифровой формат, после чего она возвращается исходному владельцу. Ее необходимо сохранить, поскольку в некоторых случаях записи могут потребоваться, например, для подтверждения прежнего стажа работы.
При первом трудоустройстве
В этом случае дополнительные заявления не требуются, достаточно оформить стандартный трудовой договор. Далее работодатель начинает самостоятельно передавать необходимые данные в СФР.
Как посмотреть актуальную информацию из ЭТК
Самый простой вариант – через личный кабинет на «Госуслугах». Для этого необходимо авторизоваться на портале и найти категорию «Выписка из электронной трудовой книжки». Это можно сделать вручную или через внутренний поиск.
Для подтверждения достаточно нажать на соответствующую кнопку. Процесс занимает буквально несколько минут, после чего сформированный документ отобразится в разделе «Заявления». При необходимости файл в формате PDF можно в любое время загрузить на ПК.
Также есть возможность лично посетить любой удобный офис МФЦ, с собой необходимо иметь оригинал паспорта. Стоит учитывать, что можно получить только бумажную версию, в электронном виде файл не предоставляется.
Аналогичный запрос можно направить в отдел кадров по месту работы, заявление пишется в свободной форме. Предоставляется распечатанный или электронный вариант.