Электронная подпись упрощает работу с документами, при этом они имеют необходимую юридическую силу. Сегодня это актуально, поскольку нередко важные файлы отправляются через интернет, поэтому необходим надежный инструмент для обеспечения защиты на всех этапах. Главное условие – нужно предварительно выбрать подпись подходящего типа и пройти процедуру оформления, в рамках которой запрашивается нужный набор документов.
Что собой представляет
Электронная подпись (ЭП) – аналог привычной рукописной подписи, которая в реальной жизни много лет используется для заверения различных документов.
Имеет формат специального кода, который генерируется при помощи криптографических программ. Набор содержит личные данные владельца и различные технические данные. Для хранения используются специализированные устройства, при этом у пользователя нет прямого доступа к исходной информации, проверкой занимается специальное приложение.
Текущее законодательство позволяет использовать ЭП юридическими и физическими лицами. Высокий уровень защиты позволяет подписывать разные документы: обычную налоговую отчетность, подтверждение сделок, акты приемки и так далее. Полную консультацию можно получить через сайт налоговой службе или в удостоверяющем центре. Рекомендуется сразу обозначить перечень документов, для которых в дальнейшем будет использоваться электронная подпись.
Важное исключение – нельзя использовать для заверения внутренних документов, которые запрещены к обороту в электронном виде. К примеру, к данной категории относят приказы об увольнении. Стоит учитывать, что данный список может меняться, поэтому необходимо следить за обновлениями в законодательстве.
Не стоит путать электронную подпись со скриншотом обычной рукописной подписи (факсимиле). В этом случае она представляет собой обычный графический файл, который добавляется в нужное место при помощи любого редактора изображений. Поскольку нет возможности подтвердить личность, факсимиле может иметь юридическую силу только в определенных случаях. Это очевидно, поскольку изготовить такой файл можно при помощи обычного смартфона.
Виды электронной подписи
Их принято делить на три вида, они отличаются уровнем надежности и сферой использования.
ПЭП (простая электронная подпись). Представляет собой самый простой вариант с минимальным уровнем защиты – сложное шифрование не используется. К примеру, это может быть пара логин и пароль, код из SMS и так далее. Такой набор данных только подтверждает, что подпись оставлена конкретным человеком. Достаточно распространенный сегодня вариант.
НЭП (неквалифицированная электронная подпись). Используется зашифрованный код, который содержит персональную информацию о пользователе. Сгенерировать такую комбинацию можно только через специализированные приложения, например, для этого часто используют утилиту «Госключ». Обеспечивается более высокая защита от подделки, что расширяет сферу использования.
В этом случае уже появляется возможность подписывать рабочую документацию или документы с контрагентами. Для использования НЭП контрагенты должны предварительно заключить соглашение, только в этом случае она будет иметь необходимую юридическую силу.
КЭП (квалифицированная электронная подпись). Также представляет собой набор зашифрованных данных, но обеспечивает более высокий уровень защиты. Для ее создания допускается использование только приложений, аккредитованных специалистами Минцифры. Именно такая подпись хранится на токенах – специальных накопителях, которые по внешнему виду напоминают обычные флешки. Чтобы можно было воспользоваться такой подписью, на ПК должно быть установлено отдельное приложение. Именно оно отвечает за предварительную проверку данных, скопированных с подключенного носителя. Поскольку работа возможна только после физического подключения устройства, взломать такую систему гораздо сложнее.
КЭП можно использовать для любых электронных документов для внутреннего и внешнего использования, включая налоговые отчетности. При этом компании не требуется дополнительно заключать соглашение для подтверждения юридической силы данной подписи.
Выбор формата подписи зависит от набора документов, для которого она будет использоваться в дальнейшем. К примеру, руководителю компании обычно нужна КЭП, например, если требуется заверять документы для различных государственных структур.
Получение неквалифицированной ЭП
Для оформления НЭП можно использовать любую платформу ЭДО или официальную утилиту «Госключ». Стоит учитывать, что полученная подпись будет действительна только при использовании внутри системы, в которой она была сгенерирована. В других ситуациях код не будет распознан.
Краткая инструкция для приложения «Госключ»:
— загрузить утилиту через официальный каталог, найти ее можно через штатный поиск;
— после запуска программа предложит авторизоваться через «Госуслуги», это позволит сразу подтвердить личность. Далее необходимо ознакомиться с предложенными документами, создать надежный пароль и подтвердить создание НЭП;
— после этого появится возможность подписывать документы в рамках портала «Госуслуги», а также от внешних сервисов, которые поддерживают данный функционал.
Файлы в этом случае будут приходить непосредственно в приложение, пользователь будет получать соответствующее уведомление. Процесс создания новой подписи занимает буквально несколько минут, все услуги являются бесплатными.
Если для организации внутренних процессов компания использует отдельную систему ЭДО, то за выдачу и сопровождение НЭП отвечает выделенный сотрудник. При этом использовать подпись можно только в рамках текущей платформы ЭДО.
В большинстве случаев выпуск новой подписи подтверждается непосредственно через интерфейс ЭДО, однако в определенных случаях может потребоваться подтверждение операции через аккаунт на Госуслугах. В этом случае система предоставляет необходимые инструкции.
Получение квалифицированной ЭП
Процесс подразумевает личное посещение налоговой службы или аккредитованного центра. Предварительно оформляется заявка, приобретается нужное ПО и токен для хранения кода. Далее процесс будет рассмотрен подробнее.
Подача заявления. Для этого можно лично посетить любой удобный удостоверяющий центр или отделение ФНС, также форма подачи заявления есть на официальном интернет-портале налоговой.
Полный перечень доступных удостоверяющих центров можно найти на сайте «Госуслуг». Это могут быть различные компании, прошедшие необходимые проверки – банки, операторы ЭДО и так далее.
Покупка программного обеспечения и токена. Программа необходима для верификации ключа и добавления подписи на нужный документ. Токен представляет собой модифицированную USB-флешку, устройство необходимо только для хранения сгенерированного набора данных. Дополнительная настройка не требуется – токен достаточно подключить в любой доступный разъем, система определить новое внешнее устройство и установит необходимые драйвера.
Список компании, которые уполномочены продавать необходимое оборудование и ПО, можно найти на сайте ФНС. Они периодически проходят все необходимые проверки, что гарантирует высокий уровень защиты персональных данных.
Токены представляют собой обычные носители информации, поэтому их можно приобрести в обычных магазинах электроники или непосредственно в удостоверяющем центре. Стоимость обычно составляет 2-5 тысяч рублей. При изменении ключа его можно просто перезаписать на то же устройство, ломаются они достаточно редко.
Программное обеспечение покупается по стандартной схеме – установщик загружается с официального сайта, далее отдельно покупается лицензия на нужный срок и количество рабочих мест. Стоимость обычно составляет 3-5 тысяч (один сотрудник). Рекомендуется сразу определить, какая именно лицензия нужна, это позволит сэкономить, поскольку длительные лицензии в итоге обходятся дешевле.
При покупке токена и программы важно проверить наличие всех необходимых сертификатов. Это гарантирует, что в программный код не были внесены изменения и обеспечивается необходимый уровень защиты. Для программного обеспечения необходимые документы могут быть высланы в бумажном виде или загружены в виде файлов через оператора ЭДО.
После подачи заявления необходимо ожидать 1-2 дня, пока подпись будет оформлена, для получения нужно лично прийти в выбранную организацию. Специалисту необходимо предъявить сертификаты соответствия на приобретенную программу и ключ, а также СНИЛС, ИНН и оригинал паспорта.
Если предоставленный пакет документов прошел проверку, специалист запишет КЭП на устройство. Выполнить данную операцию самостоятельно нет технической возможности, поэтому просто скопировать полученную подпись на другой токен нельзя. Процедуру оформления можно пройти только лично, оформить доверенность на другого человека не получится.
Действия при потере токена
При обнаружении пропажи необходимо подать заявление на аннулирование подписи, по регламенту это необходимо сделать в течение суток. Заявление подается в отделение, которое изначально выдало КЭП. Обычно процесс деактивации занимает порядка 12 часов, заявку на оформление новой подписи можно подать только после получения подтверждения об обработке такой заявки.